Agência produz dezenas de entregáveis por semana, de tipos diferentes, para clientes diferentes, com etapas e prazos diferentes. Os quadros de tarefas organizam o trabalho, mas não cobram, não pausam o relógio quando a peça está com o cliente e não dizem se o atraso é da criação, da revisão ou do cliente. O resultado é um atraso que só aparece no fim.
Dores típicas
- O atraso só aparece no fim, quando o cliente pergunta onde está a peça. Não há aviso antes do vencimento.
- A cobrança é manual. O atendimento passa o dia perguntando "e aí, saiu?" no grupo.
- A espera do cliente conta como atraso da agência. A peça foi no prazo, o cliente demorou quatro dias, e o relatório mostra atraso da equipe.
- Alteração não tem regra. O cliente pede ajuste, a equipe refaz, o prazo original fica valendo e ninguém sabe quantas rodadas houve.
O que uma solução sob medida resolve
- Templates por tipo de entregável (post, vídeo, campanha, landing page, relatório): etapas, prazos padrão e responsáveis já definidos ao criar o job.
- Três botões para quem executa: Iniciar, Concluir etapa, Concluir. Cada clique registra data e hora; ninguém preenche formulário.
- Aprovação do cliente com relógio pausado. O cliente recebe a peça por WhatsApp ou e-mail, responde, e a resposta registra no sistema. O tempo de espera fica visível, mas separado do tempo da agência.
- Regra de alteração: nova rodada com novo prazo ou prazo mantido com registro, aplicada igual para todos os clientes.
- Cobrança automática: lembrete antes do vencimento, aviso no dia, escalonamento para o coordenador quando atrasa.
Exemplo de fluxo
- O atendimento cria o job escolhendo o tipo e a data de entrega; o sistema monta as etapas e os responsáveis.
- O responsável pela primeira etapa recebe aviso por WhatsApp e clica em Iniciar.
- Ao terminar, clica em Concluir etapa (ou responde "1" no WhatsApp); a etapa seguinte é avisada automaticamente.
- Na etapa de aprovação, o cliente recebe a peça com um pedido claro: aprovar ou enviar ajustes. O relógio da agência pausa.
- O cliente responde; a resposta registra, o relógio volta a contar e, se houve ajuste, a regra de alteração é aplicada.
- O painel mostra, por tipo e por equipe, o que está no prazo, o que está parado com o cliente e o que atrasou, com a pontualidade do mês.
Indicadores que passam a existir
- Pontualidade por tipo de entregável, por equipe, por cliente e por responsável.
- Tempo médio de cada etapa, por tipo.
- Tempo médio de espera do cliente na aprovação.
- Número de rodadas de alteração por job e por cliente.
- Carga por equipe frente à capacidade, para decidir realocação ou contratação.
- Evolução mês a mês, para saber se a ação tomada funcionou.
Por que o prazo escorrega e como medir pontualidade de forma justa está em Controle de entregáveis em agências. Um desenho completo dessa plataforma, anonimizado, está em casos. Para conversar sobre a sua agência, fale com a gente.